Как отвечать на запросы потенциальных клиентов? Выслать типовой прайс-лист или подготовить полноценную презентацию проекта мероприятия? Профессионалы мировой ивент-индустрии признают, что этот вопрос приобрел критическое значение.

С одной стороны - риск потерять заказ, с другой стороны - увеличить расходы компании. Для одной ивент-компании годовой итог составил 12 500 долларов. Для другой - 15 000. Речь идет не о прибылях. Эти суммы компании тратили на то, чтобы составлять коммерческие предложения в ответ на запросы потенциальных клиентов. Своими проблемами и мыслями на этот счет делятся американские эксперты…

Многие организаторы специальных мероприятий признают, что запросы на коммерческое предложение заставляют их увеличить свои расходы. Особенно острой эта ситуация стала в последние годы, на фоне возросшей конкуренции в данном секторе индустрии. Кристофер Гринслейд (Christopher Greenslade), менеджер по маркетингу и развитию компании "Planning the Globe" утверждает, что финансовые и временные затраты на составление коммерческих предложений только за последний год возросли вдвое. Андреа Майклз (Andrea Michaels), руководитель калифорнийской компании "Extraordinary Events", говорит, что эти расходы как минимум утроились с тех пор, как она стала выходить на более крупные заказы.

В том, что составление коммерческих предложений стало столь дорогим аспектом деятельности компании, повинны многие факторы. Клиенты все чаще требуют от организаторов мероприятий очень быстрой реакции, оставляя минимум времени на подготовку. Кэти Миллер (Kathy Miller), президент "Total Event Resources", считает, что для эффективного реагирования на запросы потенциальных заказчиков необходимо включать в штат дополнительных сотрудников: "Один и тот же менеджер не может работать над проектом и одновременно искать новые заказы".

Дженет Элкинс (Janet Elkins), глава лос-анджелесского отделения "EventWorks", отмечает, что заказчики ивент-услуг могут позволить себе выбирать. "Возросшая конкуренция заставляет делать больше, чем конкуренты. Это значит, что больше времени тратится на анализ запроса и составление предложения. Мы решаем эту проблему за счет привлечения внештатных дизайнеров, фотографов. Создается подробный план мероприятия, демо-версии декораций и дизайна, нанимаются артисты, для того, чтобы наше предложение передавало потенциальному заказчику наше видение будущего ивента".

Сами клиенты все чаще настаивают на максимально подробном предложении, вплоть до того, что оно должно содержать просчитанный бюджет будущего мероприятия. "Мы полностью понимаем, что, впервые заключая договор с незнакомым поставщиком услуг, клиент стремится иметь прописанные на бумаге гарантии, но для нас это означает привлечение бухгалтеров и юристов, что увеличивает стоимость предложения.

В то же время заказчики не всегда настолько же внимательно относятся к составлению запроса на коммерческое предложение. "Некоторые запросы настолько немногословны, что мы тратим вдвое больше времени на коммуникацию с клиентом, пытаясь понять, что все-таки он хотел бы получить в ответ, - отмечает Даррелл Меррелл (David Merrell), основатель ивент-компании "An Original Occasion", "Ключ к успеху в этом процессе - построить предложение в соответствии с пожеланиями десижн-мейкера, того, кто уполномочен принять окончательное решение по утверждению проекта. К сожалению, мы даже не всегда знаем, кто это".

Майклз видит и весьма опасные стороны подробных коммерческих предложений. Во-первых, клиент часто просит указать наименования субподрядчиков, что не всегда желательно для компаний. Во-вторых, что уж совсем наглость, клиент часто прописывает в запросе на коммерческое предложение, что независимо от того, будет ли Ваш проект утвержден, он оставляет за собой право использовать все идеи и методы, которые будут в предложении. Однако, не все так страшно. "Для организации успешного ивента нужна не только блестящая идея, нужен также опыт, связи и возможности, чтобы ее реализовать, - считает Ингрид Ландквист (Ingrid Lundquist), основательница компании "Lundquist Co.", - как профессионалы, мы знаем цену своему опыту и не боимся разглашать наши идеи".

Но, чаще всего, отвечая на запросы, поставщик услуг рискует только потратить время на клиента, который даже не собирается делать заказ. "Если запрос на коммерческое предложение рассылается одновременно в 10-15 компаний, это значит, что клиент просто "приценивается" и сам еще не знает, что ему нужно, - считает Дэвид Фишетт (David Fischette), исполнительный директор "Go West Events & Multimedia", - Есть и другая распространенная вероятность. Клиент уже сделал выбор или связан обязательствами с определенной ивент-компанией, но для спокойствия своего контрольно-ревизионного отдела запрашивает другие предложения. Заставлять компании-поставщики услуг тратить тысячи долларов и бессчетные часы на составление предложений, которые даже не будут рассмотрены - почти что воровство. Это совершенно неэтично".
С другой стороны, усиление роли контрольно-ревизионных отделов и ужесточение контроля расходов компаний-заказчиков еще более усложняет правила игры для независимых ивент-компаний.

Многие мелкие и средние компании боятся потерять прибыли в свете растущего влияния контрольно-ревизионных отделов, но Ричард Фоулкс (Richard Foulkes), директор отделения компании "Imagination" в Лондоне, считает, что эти опасения напрасны. "Заказчики научились считать свои деньги, но они не собираются разорять своих поставщиков. Они оставляют возможности для получения разумной прибыли, а после того, как отношения налажены, можно увеличить прибыль за счет увеличения количества заказов".

Это давление особенно ощутимо в Европе, где оно сформировало иное отношение клиента к поставщику. Фоулкс отмечает: "Произошла смена мировоззрений. Раньше клиент нанимал ивент-специалиста, теперь он покупает ивент-услуги. Поэтому поставщикам ивент-услуг приходится более тщательно продумывать ценообразование, правильно оценивать стоимость услуг, обосновывать в расчетах профессиональные гонорары. Здесь есть свои подводные камни. Чашка кофе по-прежнему стоит десять центов, но мне нужно выставить в счет клиенту еще и время, которое я потрачу на выбор и покупку".
Для многих независимых поставщиков ивент-услуг вопрос стоит ребром: могут ли они требовать плату за составление коммерческого предложения, которое, по сути, является предварительным проектом мероприятия? "Если наша компания примет решение взимать плату за детальный ответ на запрос, всегда найдется кто-то другой, кто сделает это бесплатно в надежде получить заказ, - вздыхает Миллер, - Но индустрия меняется, и нам приходится менять наши методы ведения бизнеса". Выход, который она предлагает - стандартизировать коммерческие предложения, создав нечто вроде прайс-листа: "Мы не отказываем в ответе потенциальным клиентам, но мы устанавливаем новый стандарт, который в будущем сделает нашу индустрию более честной".

eventmarket.ru